ABSTRAK
E-learning merupakan suatu media atau fasilitator terhadap proses pembelajaran di dalam suatu organisasi. Hal ini digunakan sebagai proses pengembangan kompetensi dari setiap karyawan di dalamnya. Di dalam membangun sebuah e-learning, diperlukan suatu pengelolaan terhadap knowledge-knowledgei yang beredar di dalam organisasi, maka dari itu setiap organisasi harus memiliki pengelolaan terhadap pengetahuan yang ada, yang mana disebut sebagai knowledge management. Dari sebuah knowledge management , maka organisasi dapat meng-capture setiap knowledge yang ada kemudian distrukturisasi untuk digunakan kembali sebagai proses pembelajaran. Proses pengakusisian knowledge object ini digunakan untuk fasilitas pembelajaran pada e-learning. Dengan begitu e-learning merupakan sebuah alat dalam knowledge management untuk mendukung budaya pembelajaran dalam meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi.
Pendahuluan
Proses pembelajaran dalam organisasi saat ini merupakan sesuatu hal yang sangat penting. Organisasi yang sukses merupakan organisasi yang dapat menangkap nilai pembelajaran dari seluruh pengetahuan yang ada dalam organisasinya.
Bagaimana organisasi dapat menangkap seluruh pengetahuan yang ada didalamnya, yaitu dengan membuat suatu pengelolaan terhadap pengetahuan /knowledge itu sendiri. Membuat suatu pengelolaan disini, yang dimaksud adalah organisasi harus dapat menyediakan suatu mediasi bagi seluruh karyawan dari organisasi baik itu dari tingkatan yang paling bawah sampai pada tingkatan manajerial dalam struktur organisasi, agar dapat saling melakukan kontribusi terhadap organisais dari knowledge yang dimiliki oleh masing-masing personal. Pengelolaan knowledge ini membantu organisasi dalam menekankan semangat belajar dalam budaya organisasi. Untuk itu knowlegde management dibuat sebagai landasan untuk membantu proses pembelajaran bagi setiap karyawan di dalam organisasi.
Proses pada pengaplikasian knowledge management sangat membantu dalam mewujudkan proses pembelajaran yang dibentuk melalui model e-learning. E-learning memampukan setiap karyawan dalam organisasi untuk menjadikan belajar sebagai suatu budaya di dalamnya. Sebelum suatu knowledge dibentuk menjadi bahan-bahan materi belajar untuk disebarkan dan diwajibkan dalam organisasi (e-learning), maka diperlukan suatu pengelolaan terhadap pengetahuan tersebut terlebih dahulu.
Pengertian e-Learning
E-learning merupakan suatu bentuk pembelajaran yang menggunakan media elektronik (‘e’) sebagai pendukung proses proses mengajar maupun belajar (teaching and learning) yang menggabungkan seluruh aktivitas belajar baik itu individual maupun grup secara sinkron atau tidak. “e-learning would incorporate all educational activities that are carried out by individuals or groups working online or offline, and synchronously or asynchronously via networked or standalone computers and other electronic devices” (E-learning: A Guidebook of Principles, Procedures and Practices, 2nd Revised Edition, 2006 , page 1) . Media elektronik yang dimaksud disini adalah media yang berbasiskan teknologi komputerisasi.
Di dalam menggunakan media elektronik sebagai pendukung proses pembelajaran ini, setiap orang yang ingin belajar tidak perlu bertatap muka secara langsung. Hanya diperlukan media komputer dan materi pembelajaran disebarkan dengan menggunakan media elektronik. Selain itu, e-learning juga memungkinkan terjadinya kolaborasi antar sesama pelajar ataupun dengan guru yang menjadi mediator proses belajar dan membentuk suatu grup dalam belajar. E-learning memungkinkan hal ini untuk dilaksanakan tanpa mengenal batasan tempat dan waktu.
Berikut ini adalah beberapa bentuk aktivitas suatu e-learning dilakukan , (E-learning: A Guidebook of Principles, Procedures and Practices, 2nd Revised Edition, 2006 , page 1 & 2) :
- Individualized self-paced e-learning online, merupakan situasi dimana seorang individu melakukan proses belajar dengan mengakses sumber materi (content resources) melalui intranet maupun internet. Tipikal dari bentuk aktivitas pertama ini merupakan suatu contoh dimana seorang pelajar melakukan proses belajar melalui media internet ataupun menggunakan internet sebagai sumber data/materi (resources).
- Individualized self-paced e-learning offline, situasi dimana seorang individu melakukan aktivitas belajas dengan mengakses database dari materi yang dituju maupun suatu pake data materi belajar secara offline (tidak terhubung ke media intranet ataupun internet). Tipikal bentuk aktivitas ini adalah belajara dengan menggunakan materi yang sudah tersimpan dalam media hard disk, cd/dvd, dll.
- Group-based e-learning synchronously , mengarah pada situasi dimana suatu grup yang terdiri dari para pelajar dan bekerjsama dalam proses belajar secara real-time melalui media intranet maupun internet. Dalam tipikal ini, juga termasuk aktivitas text-based conferencing maupun satu ataupun 2 arah komunikasi dengan menggunakan audio & video conferencing. Contoh dari aktivitas ini adalah dua orang pelajar atau lebih yang melakukan kolaborasi melalui real-time chat atau audio & video conferencing.
Gambar 1. E-learning modalities (sumber: Naidu.S , E-learning: A Guidebook of Principles, Procedures and Practices, 2nd Revised Edition, 2006 , page 1 & 2)
TIPE PEMBELAJARAN PADA E-LEARNING
E-learning membantu knowledge untuk diakuisisi oleh setiap individu secara computer-based. Setiap individu dapat melakukan proses belajar baik secara online maupun offline. Offline learning berhubungan dengan menggunakan computer-based melalui media, seperti : usb flashdisk, CD/DVD ROM, dokumen offline, dan lainnya. Kemudian secara online berhubungan dengan penggunaan sumber daya jaringan dalam mengakses sumber materi pembelajaran, seperti menggunakan media web (web-based) untuk mengakses course-course yang telah disusun secara sistematik, chatting dan forum untuk proses kolaborasi dan komunikasinya. Selain itu sistem pembelajaran elektronik juga menyediakan fitur evaluasi dalam mengukur tingkat pengertian dari setiap pelajar, yang berguna dalam menilai tingkat kapabilitas seorang individu.
Pengertian Knowledge Management
Pengetahuan merupakan hal yang sangat mendasar dari setiap manusia. Untuk itu setiap manusia pasti memiliki yang namanya pengetahuan. Namun, yang menjadi kendala adalah manusia menyadari apa yang mereka alami dalam kehidupannya masing-masing tetapi tidak dapat membuat pengetahuan tersebut menjadi terstruktur sehingga dapat digunakan kembali (reusable). Inilah perbedaan yang mendasar antara tacit dan explicit knowledge.
Pada dasarnya setiap manusia memiliki tacit knowledge. Tacit knowledge itu sendiri adalah pengetahuan yang melekat pada pengalaman masing-masing individu dan melibatkan faktor-faktor intangible, seperti perspektif masing-masing individu, keyakinan yang dimiliki setiap individu, dan penilaian terhadap sesuatu yang berbeda-beda dari masing-masing individu. Tacit knowledge ini sangat sukar untuk di-artikulasi (dikeluarkan/distrukturisasi) ke dalam bentuk yang lebih formal. Tacit knowledge ini terdiri dari sudut pandang, pemikiran, dan intuisi dari masing-masing individu dalam pandangan mereka terhadap suatu objek, jadi tacit knowledge merupakan pengetahuan berdasarkan dari sisi subjektif si individu. Sebelum tacit knowledge dapat digunakan kembali dan disebarluaskan untuk dikomunikasikan, terlebih dahulu tacit knowledge ini harus dibentuk menjadi explicit knowledge.
Explicit knowledge merupakan pengetahuan yang dapat di-artikulasi ke dalam bentuk yang lebih terstruktur atau formal. Pengetahuan jenis explicit knowledge ini berupa buku pedoman (manual), dokumentasi pelajaran, ekspresi matematika dan dapat di-komunikasikan dan di sebarluaskan ke setiap individu lainnya. Dengan mudahnya di-komunikasikan, maka pengetahuan jenis explicit knowledge ini, dapat dengan mudah pula untuk di proses oleh komputer dan disebarluaskan melalui media elektronik maupun disimpan ke dalam database.
Tabel 1. SECI model (socialisation, externalisation, Internalisation, Combination) – (sumber: The Knowledge-creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of
- Socialisation : membagikan pengetahuan dari seorang individu ke individu-individu lainnya, seperti kemampuan teknis khusus dari individu tersebut. Individu lainnya melakukan pengamatan , lalu meniru dan melakukan pelatihan untuk pengetahuan yang didapat dari individu yang menyebarluaskannya. Dalam sosialisasi, yang menjadi kuncinya adalah pengalaman. Pengalaman dari individu tersebut disosialisasikan sehingga membentuk yang namanya “transfer of information” (perpindahan informasi).
- Internalisation : dalam proses internalisasi ini, pengetahuan yang didapat oleh seorang individu dengan mengandalkan “learnin by doing” (melakukan sekaligus belajar). Maksudnya disini adalah bentuk pengetahuan yang dimiliki seorang individu merupakan sesuatu yang didapat dari suatu pengetahuan yang telah terstruktur secara sistematik (explicit), kemudian dilakukan penyampaian (konversi) dengan cara verbal (proses verbalisasi dari suatu pengetahuan yang bersifat explicit).
- Externalisation : merupakan konversi pengetahuan dari bentu tacit ke bentuk explicit. Dalam bentuk konversi eksternalisasi ini, suatu pengetahuan di-artikulasikan dari bentuk tacit knowledge ke dalam suatu konsep explicit menjadi bentuk-bentuk seperti konsep-konsep, model-model, analogi, maupun hipothesis. Initnya dalam eksternalisasi adalah sesuatu pengalaman atau kemampuan teknis individu yang bersifat unik di konversi ke dalam bentuk konsep-konsep pengetahuan yang sistematik.
- Combination : merupakan suatu bentuk konversi pengetahuan dari explicit ke dalam bentuk explicit. Dalam proses konversi ini, seluruh konsep-konsep yang ada dikombinasikan kemudian dimasukkan ke dalam suatu sistem yang disebut sebagai knowledge system. Pertukaran dan kombinasi daripada pengetahuan-pengetahuan ini dilakukan melalui media , seperti dokumentasi, pertemuan-pertemuan, ataupun proses percakapan antara satu individu dengan lainnya. Di dalam media-media tersebut, suatu pengetahuan di-strukturisasi dengan cara dilakukan penyortiran, penggabungan , dan pengkategorian dari setiap pengetahuan-pengetahuan tersebut ke dalam bentuk yang lebih sistematik. Konversi jenis combination ini banyak digunakan pada edukasi-edukasi yang formal, seperti pada institusi-institusi yang bergerak pada bidang pendidikan dan program-program pelatihan pada organisasi.
Dari penjelasan mengenai tacit maupun explicit knowledge, kemudian sampai pada penjelasan bentuk konversi dari dua tipe pengetahuan tersebut. Maka suatu knowledge yang telah explicit dapat disimpan ke dalam bentuk yang sudah tertata dengan rapi, agar pengetahuan-pengetahuan tersebut dapat digunakan kembali dan dijadikan sebagai landasan dalam pemecahan suatu kasus atau masalah.
Untuk itulah, suatu pengetahuan harus dapat di-capture dan dikelola dengan struktur yang rapi, sehingga pengetahuan-pengetahuan tersebut dapat digunakan kembali untuk disebarluaskan ke seluruh individu dan dapat dikomunikasikan. Tata kelola dari suatu pengetahuan inilah yang menjadi bagian penting dalam knowledge management. Tata kelola ini berisikan tentang bagaimana suatu knowledge disimpan dan dibuat kedalam bentuk grouping sehingga memudahkan pencarian untuk digunakan kembali. Pengelolaan suatu knowledge juga merupakan hal yang berhubungan bagaimana suatu organisasi memberdayakan proses pembelajaran serta penyebaran pengetahuan di dalamnya sehingga setiap pengetahuan/knowledge yang ada tidak terbuang dengan sia-sia seiring dengan hilangnya individu yang memiliki pengetahuan tersebut. Yang ditekankan disini adalah membuat pengetahuan yang ada tersebut tidak hilang namun dapat disimpan ke dalam suatu media yang dapat diakses kembali sewaktu-waktu dan digunakan kembali untuk mendukung adanya suatu proses yang disebut sebagai “tansfer knowledge” antar individu di dalam organisasi.
Tujuan e-Learning dalam Organisasi
Dalam suatu proses pembelajaran, yang dipentingkan didalamnya adalah bagaimana dalam memfasilitasi suatu proses belajar-mengajar agar materi-materi pengetahuan dapat diterima dengan baik oleh para pelajar (learner).
Pada proses pembelajaran konvensional, seorang guru harus bertemu langsung dengan muridnya (learner) untuk melakukan proses belajar-mengajar sehingga suatu materi pengetahuan dapat disalurkan dan diterima secara baik oleh pelajar. Namun dalam cara konvensional ada batasan mengenai waktu dan tempat. Tidak setiap saat guru dapat memfasilitasi proses belajar-mengajar ini. Untuk itu diperlukan suatu solusi terhadap proses belajar-mengajar, sehingga setiap pelajar (learner) dapat memacu dirinya sendiri untuk belajar secara mudah. Dalam kemajuan teknologi saat ini, hal ini dapat dimungkinkan. Setiap materi pembelajaran dapat dibuat secara terstruktur seperti sebuah kursus agar para pelajar dapat dengan mudah melakukan proses belajar tanpa adanya batasan waktu dan tempat. Karena proses pembelajaran dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
Dalam kaitannya proses e-learning ini di dalam suatu organisasi adalah bertujuan untuk memfasilitasi setiap karyawan dalam perusahaan untuk dapat menggunakan suatu single portal proses pembelajaran dan dengan mudah diakses pada kapanpun dan dimanapun , sehingga di dalam organisasi telah terjadi peng-akusisian pengetahuan (“knowledge acquisition”). Dengan adanya peng-akuisisian suatu pengetahuan di dalam organisasi, diharapkan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensi yang dimilikinya dan meningkatkan performa perusahaan. Performa perusahaan ini dipicu dari adanya peningkatan kompetensi yang dimotori oleh adanya proses belajar melalui media elektronik (e-learning). Sehingga setiap karyawan dapat memberikan sumbangsihnya kepada organisasi, yang mana merupakan hasil proses belajarnya.
Saat ini, proses belajar di dalam organisasi bukanlah sesuatu hal yang nomor dua untuk dilakukan, melainkan hal telah menjadi nadi dari organisasi dalam mempertahankan keunggulan kompetitif di era lingkup globalisasi yang semakin dinamis (sustaining competitive advantage). Saat ini dalam organisasi, setiap manajer harus menjadi pendorong karyawan untuk proses belajar dan bukan sebagai penggerak karyawan saja sehingga proses integrasi pengetahuan dari masing-masing karyawan dapat terlaksana. Hal ini dilakukan untuk menggalakkan dan menggerakkan proses pembelajaran di dalam organisasi (learning organization) agar pengetahuan dan kompetensi karyawan dapat ditingkatkan. Zuboff (1988), for example, argues that learning, integration and communication are critical to leveraging employee knowledge; accordingly, she maintains that managers must switch from being drivers of people to being drivers of learning.
Hasil dari peng-akuisisian pengetahuan inilah yang menjadi tujuan organisasi dalam lingkup manajerialnya yang memberlakukan seluruh karyawan untuk melakukan proses belajar dengan menggunakan e-learning yang telah difasilitasi oleh organisasi, yang bertujuan mempertahankan keunggulan kompetitif organisasi.
Knowledge Management dalam Kaitannya dengan E-learning pada Organisasi
Di dalam membangun suatu knowledge management diperlukan suatu strategi yang dapat mencapai untuk meng-capture knowledge. Ada tiga aspek yang menjadi hal penting di dalam membangun suatu strategi untuk knowledge management:
- People, merupakan aspek yang utama dalam kontribusinya terhadap knowledge management. Peran dari people disini sangat penting untuk memberikan kontribusi sebagai penghasil knowledge itu sendiri dan penyebar knowledge. Jika aspek manusia tidak diperhatikan dengan baik, yang mana artinya menggerakkan aspek manusia sebagai pendukung utama, maka knowledge management akan mengalami kegagalan dalam praktiknya. Ini dikarenakan tujuan knowlede management itu sendiri tidak akan berhasil tanpa adanya dukungan dari faktor manusianya (manusia adalah knowledge itu sendiri / knowledge generator).
- Process, hal kedua ini adalah salah satu bagian dari knowledge management stategy. Proses merupakan hal yang berhubungan dengan proses pengambilan (capture) nilai-nilai pengetahuan ke dalam suatu media dan kemudian di-distribusikan ke setiap individu lainnya untuk digunakan kembali, “Transfer knowledge”.
Gambar 2. KM Strategy (sumber: www.research-matters.net , The RM Knowledge Translation Toolkit: A Resource for Researchers
Dari unsur-unsur strategi diatas, jika dikaitkan dengan e-learning maka setiap unsur tersebut mempunyai kesamaan terhadap pengaplikasian e-learning itu sendiri di dalam suatu organisasi.
Pada suatu organisasi yang ingin menggerakkan proses pembelajaran melalui media elektronik (e-learning), maka diperlukan suatu upaya dalam memberdayakan proses pembelajaran di dalam organisasi. Proses pembelajaran harus dapat dibuat se-efektif mungkin agar semua area fungsional di dalam organisasi dapat memberikan kontribusi terhadap suksesnya aliran pengetahuan dan terciptanya suasana learning organization yang diharapkan organisasi agar setiap karyawan dapat mengakuisisi pengetahuan-pengetahuan yang ada dan meningkatkan kompetensinya.
Untuk memulai suatu proses pembelajaran harus dimulai dari people. Unsur manusia disini maksudnya adalah organisasi harus dapat memberlakukan suatu behaviour baru di dalam organisasi. Pada umumnya karyawan-karyawan yang ada pada suatu organisasi sudah berada dalam suatu zona yang disebut sebagai zona aman (“comfort zone”). Zona aman ini, sangat berpengaruh terhadap budaya karyawan di dalam organisasi, maksudnya disini adalah setiap karyawan hanya menjalankan fungsi-fungsinya di dalam aktivitas operasional organisasi sehari-hari dan begitu seterusnya tanpa mempunyai suatu intuisi untuk berkeinginan lebih maju / berubah dari suatu kondisi ke kondisi lain yang lebih baik tentunya. Mereka hanya mengetahui apa yang menjadi kerjaan mereka saat ini tanpa adanya suatu indikasi yang mengharuskan mereka meningkatkan kompetensinya untuk memperbaiki kinerja organisasi dan meningkatkannya dalam bersaing di lingkungan yang sifatnya semakin dinamis saat ini. Permasalahan zona aman inilah yang menjadi kendala dalam setiap organisasi untuk mengembangkan proses pembelajarannya. Oleh karena itulah, knowledge management dibuat dengan dimulai dari aspek pertama, yaitu people. Perubahan budaya (behaviour and culture) dalam organisasi harus digerakkan dengan gencar agar setiap proses pembelajaran dapat terlaksana sejalan dengan keinginan organisasi. Perubahan pola pikir (mindset) dari setiap karyawan di dalam organisasi sangat penting dilakukan, mereka harus diberi pengetahuan tentang perlunya perubahan budaya dalam menanggapi perubahan lingkungan saat ini yang semakin dinamis. Pengertian inilah yang harus didapatkan oleh setiap karyawan agar mereka mau bergerak dari “zona aman” ke arah perubahan budaya organisasi, yaitu budaya belajar.
Kemudian hal yang kedua dalam knowledge management adalah menciptakan proses transmisi pengetahuan dalam organisasi, sehingga organisasi dapat menangkap setiap pengetahuan yang melintas di dalamnya. Penciptaan suatu proses ini penting untuk dilakukan agar para karyawan dapat dengan tepat menyalurkan/membagi pengetahuan maupun berkolaborasi dan berkomunikasi dengan karyawan lainnya dengan mudah, sehingga proses transmisi pengetahuan (“transfer knowledge”) dapat tercapai. Tentunya hal ini diperlukan bantuan teknologi informasi sebagai media pendukung dalam melaksanakan bagian kedua ini (process). Teknologi yang ada harus dapat memfasilitasi setiap pertukaran knowledge di dalam organisasi, baik itu berupa sebagai media penyimpan (storage) maupun sampai pada proses untuk mendapatkan kembali (retrieval) pengetahuan tersebut agar dapat digunakan kembali oleh individu lainnya, serta teknologi harus dapat memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi di dalam organisasi.
Gambar 3. E-learning bagian dari knowledge management
Pada suatu peroses pembelajaran elektronik (e-learning), diperlukan adanya content agar dapat terlaksananya proses belajar di dalam organisasi. Content tersebut didapatkan melalui proses input pengetahuan yang ada di dalam knowledge management. Setiap ada pengetahuan yang masuk melalui knowledge management system organisasi maka disana telah ada lalu-lintas pengetahuan di dalamnya, sehingga setiap karyawan yang berkontribusi terhadap terciptanya suatu kondisi pengumpulan dan pengelolaan pengetahuan yang semakin kaya seiring dengan berjalannya waktu dapat menggunakannya untuk kepentingan peningkatan kompetensi seluruh karyawan di dalam setiap area fungsional organisasi. Dari pengetahuan yang melintas di dalam knowledge management system organisasi maka dapat dibentuk suatu adanya pengelompokkan yang sesuai dengan knowledge-knowledge yang ada, kemudian akan dibuatkan suatu pengkategorian terhadap knowledge-knowledge tersebut agar sesuai dengan course-course yang diinginkan organisasi , yang bertujuan untuk pelatihan dan proses belajar agar pengetahuan tersebut dapat diakuisisi oleh karyawan tersebut. Hal ini bertujuan agar setiap course-course yang dibentuk oleh organisasi dapat mengukur tingkat kompetensi yang dimiliki oleh masing-masing karyawan dan membentuk suatu cara agar kompetensi yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat meningkat sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam menjawab tantangan bisnis di era globalisasi dengan persaingan yang semakin dinamis.
Dilihat dari gambar hubungan antara knowledge management dengan e-learning didapat suatu gambar yang berputar (cycle), ini artinya suatu proses yang ada dalam knowledge management merupakan suatu proses yang tidak akan berhenti, jika knowledge semakin banyak tersimpan maka semakin kaya dan detil knowledge yang dimiliki organisasi. Sejalan dengan berkembangnya pengetahuan yang tersimpan dan tingkat kolaborasi antara karyawan semakin meningkat, maka karyawan terbiasa dengan proses belajar di dalam organisasi (learning organization). Dengan terciptanya budaya belajar di dalam organisasi, pihak manajerial dapat dengan mudah untuk mengarahkan setiap karyawannya terlibat dalam proses belajar di media elektronik (e-learning). Seiring dengan peningkatan knowledge dalam knowledge management organisasi maka meningkat pula kekayaan materi yang dimiliki untuk pembelajaran secara online dalam organisasi, sehingga manajerial dapat dengan mudah membentuk suatu course-course yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dalam meningkatkan kapabilitas setiap individu di dalam organisasi agar proses akuisisi pengetahuan tersebut dapat dengan cepat dan tepat terlaksana maupun terbentuknya kolaborasi antar setiap individu atau grup seperti training chat room, forum , dan bentuk-bentuk lainnya yang mendukung proses komunikasi untuk pembelajaran. Hal ini bertujuan meningkatkan kompetensi dari masing-masing individu pada organisasi. Selain itu , fungsi dari e-learning tersebut organisasi dapat dengan mudah mengetahui tingkat performa yang dimiliki setiap karyawan saat ini, sehingga dapat diambil suatu langkah yang dapat memberikan nilai lebih pada masing-masing individu untuk peningkatan kapabilitasnya, proses ini dinamakan evaluasi.
Proses diatas berputar terus membentuk suatu cycle yang tidak akan berhenti dan knowledge management menunjang terciptanya suatu proses pembelajaran online (e-learning) yang efektif.
TANTANGAN DALAM MENGGERAKKAN E-LEARNING PADA ORGANISASI
Pada praktiknya di dalam organisasi tidak semudah yang dibayangkan, justru kendala terbesar dalam menggerakkan e-learning bukan terletak pada teknologi yang dimiliki maupun proses pengelolaan pengetahuan yang ada pada organisasi. Kendala terbesar ternyata terletak pada aspek manusianya (people). Untuk membuat proses pembelajaran online berhasil sesuai dengan tujuan dari organisasi maka perlu dilaksanakan pembudayaan proses belajar bagi setiap individu di dalam organisasi. Merubah paradigma dari masing-masing individu merupakan hal yang sulit dilakukan karena setiap individu manusia mempunyai hambatan kekhawatiran terhadap masa depannya. Pada umumnya para karyawan, berpendapat jika pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki dimasukkan ke dalam suatu sistem dan dapat digunakan kembali maka keberadaan mereka di dalam organisasi akan terancam. Selain itu budaya yang ada di dalam organisasi (terlepas dari rasa terancam) adalah ‘comfort zone’ seperti yang sudah dijelaskan diatas sebelumnya, rasa aman yang dimiliki oleh setiap orang (people) membuat sulit untuk meresponi perubahan yang terjadi diluar yang semakin dinamis. Untuk itu organisasi harus mencari cara dalam menggerakkan unsur manusianya.
Saat ini tingkat manajerial harus membuat suatu regulasi yang mengharuskan setiap karyawan di dalam organisasi untuk menjalankan proses pembelajaran dengan fasilitas online yang telah disediakan oleh organisasi. Setiap karyawan yang ada dibuat terbiasa untuk menyumbangkan setiap pengetahuan yang dimilikinya untuk kepentingan organisasi, selain itu juga harus diberikan pengertian yang mendalam pentingnya menyukseskan pembelajaran di dalam organisasi yang mana berguna untuk mereka sendiri dalam meningkatkan kompetensi masing-masing. Pernyataan mengenai kompetensi ini harus disampaikan kepada setiap karyawan bahwa sangat berguna untuk dimiliki mereka agar dapat mengembangkan diri untuk meresponi tantangan jaman di era yang semakin tinggi dalam persaingan.
Dengan membiasakan budaya belajar dalam organisasi maka kesuksekan dari aktivitas e-learning tersebut akan berhasil. Hal ini bermanfaat untuk pencapaian tujuan organisasi mengenai perspektif pembelajaran dalam organisasi untuk menjawab setiap perubahan yang ada di lingkungan luar organisasi, sehingga menjadi keunggulan kompetitif organisasi.
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM DI DALAM ORGANISASI
Pada proses pembelajara (learning) ada dua pemain yang merupakan bagian penting di dalamnya. Pertama adalah pelajar (student/pupil) itu sendiri dan yang kedua adalah pengajar (teacher). Kedua pemain tersebut memegang peranan penting untuk terciptanya proses belajar dan mengajar. Untuk sisi pengajar berperan dalam memberikan bantuan kepada pelajar agar dapat memahami dari materi yang sedang dipelajari, sedangkan dari sisi pelajar adalah kemampuan mengakuisisi bahan materi yang disampaikan dari objek yang dipelajari (learning object).
Dari penjelasan diatas, maka suatu learning management system bertujuan untuk memindahkan proses belajar dan mengajar tersebut ke dalam media elektronik computer-based. Peran pengajar di-otomatisasi sehingga dapat memberikan proses pengajaran kepada pelajar, sedangkan pelajar hanya perlu masuk kedalam suatu single portal untuk mengakses materi pembelajaran (learning object) yang dituju. Maksudnya disini adalah pada saat seorang pelajar ingin mengakses learning object yang dituju (content) maka pelajar hanya perlu masuk ke dalam suatu portal dan mengakses course yang telah disediakan secara lengkap yang berisikan bahan-bahan materi, pengkategorian materi, target penyelesaian kursus, dan evaluasi hasil belajar.
Dengan begitu berarti suatu learning management system terdiri dari beberapa modul, meliputi :
- Student / pupil information module, berisikan tentang profil tentan pelajar yang sedang mengambil course untuk belajar. Terdiri dari informasi pribadinya , kesulitan yang dihadapi dalam pemahaman materi dari course yang dipilih dan hasil dari evaluasi belajar yang dilakukannya dan tingkat keberhasilan mengakuisisi dari knowledge tersebut (level of achievement).
- Teacher information module, berisikan tentang profil pengajar yang dapat dijadikan sumber informasi bagi para pelajar untuk mencari fasilitator terhadap pemecahan suatu kendala pemahaman materi pembelajaran yang dihadapi oleh pelajar. Sumber informasi dari setiap pengajar (teacher) dapat membantu para pelajar untuk mengetahui kompetensi dari setiap pengajar yang ada untuk mengetahui pengajar (teacher) yang dapat membantu permasalahan pelajar (pupil) . Profil untuk modul pengajar, meliputi profil pribadi pengajar dan kompetensi yang dimilikinya.
- Content module, merupakan bahan-bahan materi pembelajaran yang menjadi tujuan course dari para pelajar. Di dalam modul content ini, mempunyai tiga sub modul, meliputi knowledge base, lesson learned, dan yellow pages (Andrade , 2003). Sub modul yang pertama knowledge base : merupakan inti dari e-learning , karena berisikan tentang bahan materi pembelajaran yang digunakan untuk proses pembelajaran (course-spesific content). Sub modul yang kedua adalah lesson learned , bagian dimana berisikan pengalaman belajar dari pihak pupil maupun teacher terkait pehamanannya terhadap materi pembelajaran yang ada pada knowledge base. Di dalam sub modul ini, bukan hanya menggambarkan petunjuk terhadap pemahaman dari materi yang dipelajari, namun juga tingkat kesalahan dialami oleh pupil dalam pengaplikasian pengetahuan yang telah dipelajarinya. Pada modul ini berisikan evaluasi (pengukuran) hasil belajar, seperti quiz, komunikasi dan kolaborasi dua arah antar pupil maupun dengan pengajar. Kemudian sub modul yang ketiga adalah yellow pages, yang dimaksud disini bukannlah metode pencarian terhadap knowledge tertentu, namun lebih kepada sebagai alat bantu bagi setiap pelajar untuk mencari pengajar yang sesuai dan dapat membantu menyelesaikan kesulitan dalam proses belajar para pelajar dan juga sebagai alat pencarian terhadap resources lainnya dalam menggali pelajaran dari course-spesific tersebut. Pencarian terhadap resource lainnya dalam e-learning meliputi seperti class note , lalu referensi buku-buku yang dapat digunakan sebagai bahan materi belajar, dan lainnya.
Gambar 4. Struktur learning management system (sumber : Andrade, et al. Knowledge Management as an E-Learning Tool, page 380)
Dari gambar diatas, bagian dari suatu learning management system yang terdiri dari modul-modul, merupakan suatu hal yang pasti ada dalam setiap proses pembelajaran. Faktor kritikal yang menjadi kekuatan dalam proses pembelajaran elektronik (e-learning), terletak pada content / materi yang ada dalam sistem LMS yang dibangun. Content tersebut berisikan knowledge-knowledge yang terkumpul menjadi suatu knowledge base. Knowledge base ini mengarah pada topik-topik course yang akan digunakan pada proses pembelajaran sesuai dengan pengetahuan-pengetahuan yang diisikan oleh organisasi dalam kaitannya dengan kebutuhan yang telah direncanakan oleh organisai untuk peningkatan kualitas kompetensi dari setiap karyawan. Kemudian di dalam content module juga terdapat lesson learned, modul ini mengarah pada evaluasi dari setiap proses belajar yang dilakukan oleh pelajar maupun dengan solusi permasalahan belajar yang dihadapi. Kaitannya di dalam organisasi, yaitu jika seorang karyawan ingin meningkatkan kompetensi nya terhadap suatu topik yang dibutuhkan oleh organisasi pada area fungsionalitasnya, maka karyawan dihadapkan pada materi-materi yang menjadi solusi pada topik belajarnya (hint) maupun kesalahan-kesalahan yang dialaminya dalam proses belajar itu. Ini berarti pada lesson learned diperlukan alat pengukur terhadap tingkat penerimaan materi yang telah dipelajari dari masing-masing pelajar (evaluasi hasil belajar), seperti quiz , catatan kesalahan dari para pelajar, nilai yang didapat dari hasil belajar, rekaman nilai / historical record , dan lainnya. Kemudian bagian ketiga yang ada di dalam modul konten adalah yellow pages. Sesuai dengan istilahnya, maka suatu course terhadap topik tertentu yang dipelajari oleh karyawan di dalam organisasi diperlukan suatu metode pencarian akan terhadap siapa yang menjadi expertise / kompeten terhadap topik course tersebut dan bisa menjadi seorang teacher bagi pelajar, maupun sebagai alat pencari referensi materi, class note, fungsi search dan lainnya.
Selain faktor konten , maka bagian lain yang menjadi bagian dari satu kesatuan learning management system adalah pupil dan teacher information module. Di dalam bagian ini berisikan profil pribadi dari pelajar dan pengajar. Selain itu untuk profil pengajar juga ditambahkan kompentensi / keahlian khusus yang dimiliki oleh karyawan tersebut di dalam organisasi, kemudian untuk profil pelajar selain informasi pribadinya juga termasuk daftar course yang pernah diikutinya dan hasil evaluasi belajar yang dimilikinya dalam organisasi, bahkan sampai pada catatan-
catatan kesulitan yang dihadapi oleh karyawan tersebut.
Selanjutnya yang dalam proses pembelajaran, agar suatu knowledge yang telah ter-explicit agar dapat menjadi tacit / knowledge yang diakuisisi oleh pelajar (karyawan) , maka diperlukan komunikasi ataupun kolaborasi untuk meningkatkan pemahaman pelajar tersebut terhadap suatu materi atau materi lainnya. Fitur dari kolaborasi dan komunikasi ini, meliputi : forum, e-mail, chatting tools, audio & video conference.
Untuk mendapatkan proses pembelajaran yang diharapkan , maka untuk mendukung seluruh komponen yang ada pada learning management system diperlukan adanya satu single portal untuk mengakses materi pembelajaran (e-learning course). Dengan begitu setiap user (karyawan) dalam organisasi yang ingin melakukan proses belajar dapat masuk ke dalam portal tersebut untuk memulai course. Dan ini merupakan bagian yang harus ada dalam suatu learning management system.
Gambar 5. Peran knowledge management pada e-learning (sumber: Miltiadis D. Lytras, Miltiadis D. Lytras, Miltiadis D. Lytras, Knowledge Management as a Reference Theory or E-Learning: A Conceptual and Technological Perspective, page 386)
KONVERGENSI ANTARA KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN E-LEARNING DI DALAM ORGANISASI
E-learning menyediakan fasilitas dalam pembentukan kompetensi sumber daya manusia (utilization of human capital). Fasilitas yang diperlukan dalam membangun kapabilitas sumber daya manusia, diperlukan pertimbangan terhadap pemberdayaan tingkat kompetensi sumber daya manusia (utilization of human capital). Sedangkan di sisi lain, knowledge management digunakan sebagai kontrol terhadap knowledge yang berlalu-lintas di dalam organisasi. Kontrol yang dimaksud, meliputi : peng-kategorian, pengelolaan, penyimpanan , sampai pada pendistribusian knowledge di dalam organisasi.
Berangkat dari penjelasan diatas, maka kedua hal tersebut antara e-learning dan knowledge management mempunyai kesamaan dalam proses pembelajaran di dalam organisasi (learning organization). E-learning mengharuskan adanya proses belajar untuk mengembangkan kompetensi individu dari masing-masing karyawan , sedangkan knowledge management sebagai alat kontrol dari setiap knowledge tersebut untuk dikelompokkan.
Pada gambar 5, didapat gambaran posisi knowledge manage dihubungkan dengan e-learning. Knowledge management berhubungan langsung dengan terbentuknya e-learning, mulai dari penyedia knowledge (knowledge provider) kemudian terbentuk knowledge object, lalu di dalam knowledge management terjadi proses peng-adopsian oleh e–learning. Knowledge-knowledge yang telah terkumpul di dalam knowledge management di downsizing, yang mana dalam artian ini knowledge mengalami penyortiran , pengkategorian (katalog) , adopsi daripada knowledge object tersebut kemudian terbentuk nya anotasi-anotasi (keterangan) dari setiap knowledge dan dapat selanjutnya terjadi proses adopsi ke arah pembelajaran untuk digunakan kembali dalam proses pembelajaran online (e-learning). Proses adopsi dari knowledge object oleh knowledge management sangat membantu untuk memenuhi kebutuhan dalam meng-utilisasi pembelajaran (learning utilization). Seiring dengan selesainya proses di dalam knowledge management tersebut, maka didapat yang namanya learning content berbasiskan dari pengetahuan-pengetahuan yang masuk dan telah di-filter oleh knowledge management. Kemudian learning content tersebut selanjutnya dibuat atau dibentuk ke dalam bentuk yang di-standarisasi agar menjadi suatu content yang lebih terstruktur dibandingkan learning content yang berasal dari knowledge management. Bentuk yang lebih terstruktur yang dimaksud merupakan suatu bentuk yang telah dibuatkan penentuan-penentuan topik pembelajaran dan membentuk courses yang akan digunakan nantinya pada proses pembelajaran di dalam organisasi. Skenario pembelajaran yang dibuat berdasarkan dari learning content juga melingkupi penggunaan semantic density. Semantic density ini, seperti yang telah dibahas dalam learning management system lebih kepada arah sistem pencarian program pembelajaran, materi-materi pembelajaran , dan lainnya yang bersifat ontologi (ontology). Ontologi dalam pembentukan skenario/strategi dalam e-learning, sangat bermanfaat dalam membantu indexing dari courses yang dimiliki pada sistem e-learning.
Selanjutnya skenario pembelajaran tersebut akan digunakan atau dikonsumsi oleh pelajar. Dari aktivitas konsumsi pembelajaran pada e-learning, maka dengan sendirinya akan membentuk komunitas. Komunitas ini terdiri dari para pelajar (karyawan) tersebut. Komunitas inilah yang nantinya akan membangun proses komunikasi dan kolaborasi dalam e-learning agar terciptanya penyebaran pengetahuan yang lebih cepat dan detil. Semakin kaya komunitas e-learning pada organisasi , berarti penyebaran pengetahuan akan semakin lebih banyak dan knowledge yang dimiliki organisasi lebih banyak lagi dan lebih responsif terhadap perubahan di lingkungan luar organisasi dalam menjawab kebutuhan akan intellectual capital.
Dari alur gambar pada gambar 2, maka menghasilkan suatu gambaran mengenai pengadopsian dalam e-learning dari segala knowledge object yang ada dalam knowledge management untuk di-standarisasi menjadi suatu bentuk yang tertata dengan rapi menjadi suatu learning content. Kemudian learning content tersebut dibuatkan skenario / strategi yang akan digunakan untuk menggerakkan proses pembelajaran yang ada pada organisasi. Bentuk skenario inilah yang dinamakan course-course yang ada di dalam e-learning. Lalu fasilitas pembelajaran online tersebut diakses oleh setiap pelajar untuk melakukan proses akuisisi pengetahuan dan melakukan komunikasi dan kolaborasi untuk membentuk suatu komunitas. Dari komunitas inilah setiap knowledge-knowledge yang ada, mengalir di dalam organisasi. Hal ini, mendorong setiap pelajar tersebut menjadi knowledge provider untuk memberikan sumbangsihnya kembali dari hasil akuisisi pengetahuan tersebut untuk di-input kembali ke dalam knowledge management system (e-learning), sehingga content-content yang ada dalam e-learning semakin banyak dan kaya. Begitulah seterusnya alur ini berjalan dan membentuk suatu siklus. Siklus ini membangun suatu e-learning yang baik dan membuat knowledge menjadi lebih hidup di dalam organisasi untuk membudayakan proses pembelajaran dalam tujuannya meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi.
Gambar 6. Perputaran dari knowledge yang membentuk learning content (sumber : Miltiadis D. Lytras, Miltiadis D. Lytras, Miltiadis D. Lytras, Knowledge Management as a Reference Theory or E-Learning: A Conceptual and Technological Perspective, page 387)
ASPEK-ASPEK DARI KONVERGENSI ANTARA KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN E-LEARNING
Mengenai konvergensi antara knowledge management dengan e-learning maka salah satu yang perlu dibicarakan adalah mengenai aspek-aspek yang terkait di dalamnya. Dalam e-learning, aspek yang menjadi bagian utamanya adalah resoure / content dan process / educational-social. Sedangkan aspek yang terdapat pada knowledge management , meliputi :
- Knowledge category models
- Knowledge flows
- Knowledge representation
- Knowledge processes life cycle models
- Community / Social capital
Di dalam aspek resources / content pada e-learning, meliputi hal-hal seperti :
- materi yang ada dalam sistem e-learning. Semakin detil sistem pencarian dan tingkat densitas (detil) dari sistem pencariannya, maka sistem pembelajaran akan semakin lebih baik lagi.
- Learning adoption : berhubungan dengan tingkat pemahaman yang diadopsi oleh pelajar
Suatu permulaan dari interaksi antara knowledge management dengan e-learning, dimulai dari unsur knowledge management. Maka dalam sebuah pengakusisian knowledge dengan media e-learning sebagai fasilitatornya harus berdasarkan pendekatan dari sisi knowledge management. Pendekatan knowledge management ini memiliki lima komponen seperti yang telah dijabarkan sebelumnya.
Suatu knowledge yang masuk ke dalam maka akan dilakukan peng-kategorian. Knowledge tersebut masuk ke dalam sistem dan dibuat aliran dari grup atau kategori-kategori yang ada menjadi bentuk yang sistematis, sehingga aliran dari knowledge tersebut jelas penggunaannya. Hal ini berhubungan dengan course-course yang dibuat sesuai dengan kategori-kategori knowledge yang ada dalam organisasi. Kemudian dari flow tersebut, maka suatu materi belajar (knowledge) perlu di-presentasikan melalui suatu portal dan digunakan oleh karyawan. Dalam proses pengakuisisian dari knowledge-knowledge tersebut, maka content yang ada di dalam e-learning dibuat kedalam desain yang lebih tersetruktur (instruksional) , lalu menggerakkan peole untuk menggunakannya dan terjadilah aktivitas-aktivitas pembelajaran yang diakuisisi oleh pelajar sehingga membentuk komunitas belajar pada e-learning. Media e-learning yang digunakan dalam organisasi juga bermacam-macan, meliputi : text-based, audio & video, conference.
KESIMPULAN
Dalam membangun sebuah budaya pembelajaran yang di dalam organisasi melalui media elekronik, diperlukan adanya sebuah kontrol terhadap knowledge-knowledg tersebut. Knowledge-knowledge tersebut harus dapat di-capture kemudian di organisir dan didistribusikan kepada seluruh karyawan di dalam organisasi.
Dalam melakukan sebuah pembentukan media belajar , maka knowledge management merupakan sebuah aspek utama untuk mengarah kepada pembelajaran online (e-learning) di dalam organisasi. Sebuah organisasi harus dapat terlebih dahulu membangun pengelolaan pengetahuan di dalamnya baru dapat menggerakkan pembelajaran online. Dalam membangun sebuah budaya belajar pada organisasi, maka dalam literatur knowledge management dengan tegas menyatakan people merupakan bagian terutama untuk menyukseskan pembelajaran online pada organisasi. Manajerial harus dapat mengarahkan setiap karyawannya untuk belajar (driver for lesson , not driver for people). Jika sebuah budaya yang pembelajaran sudah terbentuk, maka dengan sendirinya proses belajar dalam organisasi akan berjalan dengan baik.
Pengelolaan, organisir, dan pendistribusian sampai pada evaluasi proses belajar merupakan alat yang digunakan dalam membentuk suatu knowledge management yang baik. Jadi , sebuah e-learning tidak akan berjalan sendiri tanpa adanya knowledge management, karena e-learning merupakan bagian dari knowledge management (e-learning merupakan sebuah knowledge management system). Pada akhirnya, mulai dari knowledge management kemudian membentuk e-learning maka didapat hasil yang diinginkan organisasi dalam meningkatkan daya saing terhadap para kompetitor dengan memanfaatkan e-learning sebagai media untuk meningkatkan kompetensi dan kapabilitas dari masing-masing individu karyawan di dalam organisasi, yang mana course-course tersebut di-drive dari peranan knowledge management dalam organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Lytras D , Miltiadis et, al. Knowledge Management as a Reference Theory for E-Learning: A Conceptual and Technological Perspective , chapter 1.35.
Andrade , Javier et, al. Knowledge Management as an E-Learning Tool , chapter 1.34.
Grace , Audrey et,al. Beyond Knowledge Management: Introducing Learning Management Systems, chapter 1.36.
Yau.H.K et, al. Conceptual Framework and Architecture for Agent-Oriented Knowledge Management Supported E-Learning Systems, chapter 2.40.
Lytras D , Militiadis et, al. Journal of Distance Education Technologies (2005), A Knowledge Management Roadmap for E-Learning:The Way Ahead.
Naidu, Som . E-learning: A Guidebook of Principles, Procedures and Practices, 2nd Revised Edition, 2006, CEMCA, ISBN: 81-88770-04-3
Nonaka, Ikujiro et,al. The Knowledge-creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation, 1995
Ichijo Kazuo , Nonaka Ikujiro. Knowledge Creation and Management:New Challenges for Managers , 2007, Oxford University Press, ISBN-13 978-0-19-515962-2 , ISBN 0-19-515962-4
Andreas Schmidt. Bridging the Gap between Knowledge Management and E-Learning with Context-Aware Corporate Learning, 2005
www.creative-writer.com , Jonathan Priest (2005)
www.research-matters.net , The RM Knowledge Translation Toolkit: A Resource for Researchers
